La régularisation des charges locatives : quelle procédure pour le propriétaire ?

La régularisation des charges locatives : quelle procédure pour le propriétaire ?

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Le locataire d’un bien immobilier verse tous les mois un loyer au propriétaire bailleur. Il lui verse également ce que l’on appelle des « charges locatives », autrement dit des charges liées à l’utilisation du logement. 

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Si vous êtes propriétaire, vous devez absolument connaître le montant du loyer, charges comprises, que votre locataire paie tous les mois. Voici quelques éléments importants qui pourront vous aider lors de la régularisation de ces charges locatives.

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Comment calculer les charges locatives à  régulariser ?

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Les charges locatives sont également appelées « charges récupérables ». Elles sont déterminées au moment de la signature du bail d’habitation et sont incluses dans le montant à régler tous les mois par votre locataire. 

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Pour de plus amples informations à ce sujet, on renverra à la définition des réparations locatives, présentée à travers le décret n°87-712 de 1987. En réalité, à ce stade, on parlera plus volontiers de « provision mensuelle », à régulariser à la fin de l’année. 

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En effet, en tant que propriétaire, vous ne pouvez déterminer avec précision le montant de vos charges futures, mais vous devrez tout de même faire preuve d’anticipation, afin d’aboutir au montant exact des charges locatives sur une année.

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Vous l’aurez compris : le calcul des charges locatives est extrêmement important pour que la location se passe dans les meilleures conditions. En effet, même si les charges peuvent faire l’objet d’une régularisation chaque année, vous devez veiller à ce qu’elles n’augmentent pas excessivement pour le locataire, ce qui pourrait le contraindre à quitter le logement. À l’inverse, si vous avez estimé vos charges trop à la hausse, vous devriez lui rembourser la différence lors du calcul des charges au prorata.

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Les deux régimes de charges récupérables

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Les charges récupérables peuvent être remboursées par le locataire de deux manières différentes. Le propriétaire bailleur doit choisir le mode de paiement à appliquer selon le type de contrat de location :

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Soit par provision sur charges : dans ce cas, le locataire règle les frais afférents au logement, frais initialement à la charge du propriétaire. De cette manière, la provision sur charge permet de « lisser » le montant tout au long de l’année. Elle est plus régulièrement utilisée dans le cas d’une location vide.

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Soit par forfait de charges : il s’agit d’une somme fixe qui sera demandée chaque mois au locataire, et qui ne fera l’objet d’aucun ajustement en fonction des charges que vous aurez réellement à payer. 

En d’autres termes, la somme prédéfinie ne varie plus, quel que soit le montant réel des charges. Vous veillerez toutefois à « fixer » la somme demandée chaque mois à votre occupant, selon un montant spécifié par la loi. Celle-ci précise que « le montant ne doit pas être manifestement disproportionné au regard des charges dont le locataire ou, le cas échéant, le précédent locataire se serait acquitté » (voir article 8-1 de la loi du 6 juillet 1989). Le forfait de charges est préférable dans le cas d’une location meublée.

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Les charges récupérables en location vide ou location meublée

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Dans le cas d’une location vide, c’est le régime des charges réelles qui s’applique. Le bailleur estime ainsi le montant des charges annuelles, et il demande au locataire une provision mensuelle. Ce dernier élément figure préalablement dans le modèle de bail type. La régularisation des charges intervient donc annuellement, au moment où les comptes de la copropriété sont clôturés.

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Dans le cas d’une location meublée, vous avez le choix en tant que propriétaire bailleur d’opter soit pour les charges réelles ou soit pour les charges forfaitaires. Par contre, si vous choisissez un bail mobilité, vous devrez obligatoirement opter pour des charges imputables au forfait.

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Que doit payer le propriétaire ?

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En tant que propriétaire, vous devez connaître les principales catégories de dépenses qui concernent les charges récupérables. Parmi celles-ci, vous trouverez : les dépenses des services liées au logement et à l’usage de l’immeuble, les frais d’entretien courant et de petites réparations dans les parties communes et les taxes locatives. 

Que doit payer le locataire ?

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Voici une liste détaillée des charges récupérables (autrement dit, les charges qui incombent aux locataires d’une copropriété) : les antennes collectives, l’ascenseur, le chauffage et l’eau chaude collectifs, l’eau froide, les travaux d’économie d’énergie, les dépenses de personnel, l’entretien des parties communes et les taxes. Pour obtenir une liste plus exhaustive, on renverra au décret n°87-713 du 26 août 1987.

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Comment avertir le locataire du changement des charges ?

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Vous prévoyez d’augmenter les charges locatives récupérables de votre locataire ? Sachez que si vous aviez prévu, lors de la signature du contrat de bail de votre location meublée, un régime forfaitaire pour le paiement des charges, vous ne pourrez pas procéder à une augmentation. Ainsi, vous devrez prévoir en tant que propriétaire bailleur un montant suffisant pour couvrir la « réalité » des charges assumées. À l’inverse, votre locataire ne pourra pas récupérer un éventuel trop-perçu.

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Pour le reste, le « réajustement » des charges en dehors de la révision annuelle du loyer peut survenir en cours de l’année, par exemple à la faveur de travaux d’amélioration qui provoquent invariablement la hausse du loyer. Ces travaux doivent participer à l’enrichissement du confort du locataire au sein du logement. Vous l’aurez compris implicitement : les augmentations n’ont d’impact que sur le loyer, et ne touchent aucunement les charges ou le dépôt de garantie.

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Dans tous les cas, la régularisation des charges locatives intervient tous les ans, à partir des dépenses réelles constatées. Une telle situation peut apparaître à n’importe quel moment. En effet, le bailleur n’est pas contraint d’effectuer cette opération à la date anniversaire du bail. Notez que vous devez tenir à disposition du locataire l’ensemble des justificatifs de charges durant un délai de six mois après l’envoi de la demande de régularisation.

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Notez enfin qu’une ultime régularisation des charges récupérables doit avoir lieu au moment du départ de l’occupant. Néanmoins, il peut arriver qu’il parte avant que le bailleur dispose de toutes les informations nécessaires à l’établissement du décompte annuel final des charges locatives. Dans ce cas, vous avez la possibilité de procéder à une retenue, équivalente à 20% maximum du montant du dépôt de garantie, jusqu’à ce que tous les éléments nécessaires à la régularisation des charges soient connus de vous. À partir de là, vous devrez adresser le solde du dépôt de garantie à votre locataire, en n’oubliant pas de mettre à disposition le détail de la régularisation des charges.

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