Décompte De Charges Locatives : Comment Définir Le Montant des Charges Récupérables ?

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Les charges locatives sont une source de conflit majeure entre propriétaires et locataires. En tant que bailleur, il est indispensable que vous sachiez exactement quels sont vos droits et vos devoirs en matière de charges. Commençons par clarifier en quoi consistent ces charges récupérables et de quelles façons elles peuvent être payées. Ensuite, voyons les méthodes de calcul des charges locatives et la façon de les régulariser après coup.

La définition des charges récupérables

Les charges récupérables, ou charges locatives, sont composées de dépenses liées à des services qui profitent au locataire. Par exemple, les frais de nettoyage des parties communes dans une copropriété ou la taxe d’enlèvement des ordures ménagères font partie des charges récupérables. Le décret n°87-713 du 26 août 1987 fixe la liste des charges récupérables.  C’est le propriétaire qui paye les charges locatives. En parallèle, il peut demander le remboursement de ces charges auprès du locataire.

Les petites dépenses d’entretien courant peuvent être intégrées aux charges locatives que le locataire devra rembourser. En revanche, il convient de noter que les dépenses suivantes sont exclues des charges récupérables :

• Les rénovations lourdes (exemple : remise à neuf de la salle de bain) et les grosses réparations (exemple : remplacement de la chaudière). Ces dépenses sont payées directement par le propriétaire et restent à sa charge.
• Les réparations locatives définies par le décret n°87-712 de 1987 (exemple : petits raccords de peinture). Ces dépenses sont payées directement par le locataire et restent à sa charge.

Il peut parfois être difficile de faire la différence entre charges récupérables et réparations locatives. C’est le cas par exemple des frais d’entretien annuel d’une chaudière individuelle. Le bail peut permettre de clarifier l’affectation de cette dépense. Dans les deux cas, c’est le locataire qui la payera, soit directement (en tant que réparation locative), soit indirectement (en tant que charge locative récupérable).

Les 2 régimes de charges récupérables

Les charges récupérables peuvent être remboursées par le locataire de deux façons : 

• soit par provision sur charges ;
• soit par forfait de charges. 

C’est au propriétaire bailleur de choisir le mode de paiement en fonction du type de contrat de location.

Pour une location vide

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Lorsque le bien est loué vide, c’est-à-dire non meublé, le bailleur doit obligatoirement facturer les charges locatives sous forme de provisions. Il doit donc estimer le montant des charges locatives annuelles et définir le montant de l’avance mensuelle que le locataire devra payer en plus de son loyer. Une fois que le bailleur est en mesure de calculer le montant des charges qu’il a réellement payées, il doit effectuer une régularisation.

Pour une location meublée

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Lorsque le bien est loué meublé, le bailleur peut récupérer les charges locatives par  provision ou par forfait. S’il choisit le système de provision, le principe est identique à celui appliqué pour les locations vides. S’il choisit le forfait, il devra définir un montant fixe que le locataire payera périodiquement (en général, mensuellement) avec son loyer. Le montant du forfait doit être inscrit dans le bail, et il peut être révisé chaque année au même titre que le loyer. Au cours de l’année, le paiement du forfait est ferme et définitif, quelque soit le montant réel des charges effectivement payées par le bailleur.

Comment calculer les charges récupérables

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Que vous ayez choisi le régime de charge au réel ou au forfait, la difficulté est d’estimer au mieux le montant des charges que vous, propriétaire bailleur, pouvez récupérer auprès de votre locataire. Comment faire ? 

La première étape consiste à regarder les taxes que vous devez payer pour le logement en location. Il s’agit principalement de la taxe d’enlèvement des ordures ménagères. Selon les communes, vous pouvez également avoir une taxe de balayage. Ces dépenses sont listées sur l’avis de taxe foncière que vous recevez chaque année. Il vous suffit donc d’extraire ces coûts de votre avis d’imposition.

Ensuite, il faut analyser vos charges de copropriété. Rappelons que seule une partie des charges de copropriété sont récupérables auprès du locataire. Chaque année, le syndic de l’immeuble doit vous fournir un relevé annuel définitif de charges. Ce relevé indique la totalité des charges que vous devez payer, et il doit aussi préciser quelle part de ce montant est refacturable. Pour être sûr de la fiabilité de ce montant, il est recommandé de consulter l’évolution des charges sur les derniers exercices. Cela est particulièrement vrai si l’immeuble dispose d’un chauffage collectif, puisque le coût de ce poste peut fortement varier en fonction de la rigueur des températures hivernales. En regardant l’historique des charges sur deux ou trois ans, vous pourrez établir une moyenne fiable.

Si votre bien n’est pas situé en copropriété, les charges locatives seront probablement minimales, voire nulles. Vous devez passer en revue la liste des charges récupérables et rassembler toutes les factures liées à ces dépenses. En additionnant les dépenses récupérables issues de votre avis de taxe foncière et de votre relevé annuel de charges de copropriété (ou vos factures dans le cas d’une maison individuelle), vous obtiendrez votre estimation des charges récupérables.

Comment régulariser les charges locatives

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Dans le cas des charges forfaitaires, aucune régularisation n’est possible.

En revanche, si vous facturez les charges locatives sous forme de provisions, vous avez l’obligation de régulariser les charges au moins une fois par an. En général, cette régularisation a lieu après la réception du décompte annuel des charges de copropriété. En fonction des charges réellement payées, vous devrez :

• soit rembourser le trop-perçu à votre locataire;
• soit lui facturer le complément de charges à payer.

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Un mois avant la régularisation, vous devez envoyer au locataire le décompte des charges locatives. Puis, pendant 6 mois, les justificatifs et le détail du calcul des charges doivent être tenu à sa disposition. Passé ce délai, il est toutefois conseillé de conserver ces documents. En effet, le calcul des charges peut être reconsidéré sous un délai de trois ans, soit par le bailleur en cas d’erreur ou d’omission, soit par le locataire en cas de contestation.