Bien choisir entre forfait ou provision sur charges

L’équipe Kaliz souhaite vous informer régulièrement sur des sujets divers en matière de gestion locative. En particulier, la question de la fixation des charges et de la régularisation des charges dans le bail signé avec votre locataire, représente un sujet primordial à bien maîtriser avant toute mise en location et pendant toute la gestion de votre bien. 

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Définition et typologie des charges locatives
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Les charges sont initialement payées par le propriétaire bailleur : il s’agit de l’ensemble des dépenses concernant l’entretien ainsi que les réparations des parties communes et éléments d’équipements communs. Toutefois, le propriétaire peut se faire rembourser une partie de ces dépenses par le locataire : il s’agit des charges récupérables selon le Décret n°87-713 du 26 août 1987.

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Ainsi, en application du bail, le locataire doit verser au propriétaire soit :

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• des provisions sur charges : elles concernent uniquement les charges récupérables sur le locataire en application du décret du 26 août 1987 et ne peuvent en aucun cas contenir les abonnements privatifs de fluides et d’énergies (gaz, internet, électricité, eau privative etc). Les provisions donneront lieu à une régularisation annuelle chaque année avec les justificatifs nécessaires.
  
  
• un forfait de charges : s’appliquant uniquement dans le cadre d’une location meublée ou d’une colocation, ce dispositif permet au propriétaire bailleur d’imputer au locataire les charges communes et les abonnements privatifs de fluides et d’énergies. Il s’agit d’une somme versée par le locataire de manière fixe, sans faire l’objet d’une régularisation. Toute modification du forfait de charges nécessite en effet un avenant au bail avec l'accord de toutes les parties. Kaliz peut se charger de cette délicate opération pour 99€ TTC. En outre, le forfait reste révisable chaque année en application de la révision annuelle inscrite au bail. 

L’importance de la régularisation annuelle des charges 

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En cas de provisions pour charges inscrites au bail, une régularisation annuelle est réalisée par Kaliz uniquement si nous avons les justificatifs suivants :

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• en copropriété : le décompte de charges (autre appellation : reddition des comptes/ régularisation des charges) qui détaille les dépenses réelles par nature de charges pour le lot concerné en copropriété. Ce document est à récupérer par le propriétaire auprès du syndic de copropriété. Il est disponible uniquement après l'approbation des comptes lors de l’assemblée générale qui se déroule dans les 6 mois suivants la fin de l'exercice comptable.
  
  
• en monopropriété : le décompte de charges et dépenses par nature de charges en mono-propriété avec une répartition claire des dépenses récupérables pour chaque lot selon la surface ou les tantièmes. Ce document sous tableau est à fournir par le propriétaire à son gestionnaire.

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Lors de la régularisation, si les provisions perçues sont supérieures aux dépenses réelles, le bailleur doit reverser le trop-perçu au locataire. Dans le cas contraire, le bailleur demande un complément au locataire, avec possibilité d’échéancier jusqu’à 12 mois si la somme est très importante.

Kaliz se charge ainsi de la régularisation annuelle dans le cadre du mandat de gestion et transmet automatiquement par e-mail l’information au locataire en mettant à sa disposition le décompte de charge.‍

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Quelques particularités à connaître
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Le locataire peut demander l’état détaillé des dépenses en complément d’information. Dans ce cas, le propriétaire bailleur doit transmettre à son gestionnaire ce document par e-mail. Il est à récupérer sur l'espace client du copropriétaire bailleur en cas de copropriété, ou bien à fournir par le propriétaire directement en cas de monopropriété.

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La régularisation des charges locatives peut se faire chaque année et rétroactivement dans un délai maximum de 3 ans.

La taxe des ordures ménagères est également à la charge du locataire. Cette information se situe sur le dos de la taxe foncière transmise par le service des impôts (ou récupérable sur impots.gouv) en octobre/novembre de l’année civile. La taxe ordure ménagère est souvent récupérée comptablement auprès du locataire de manière isolée en dehors de la régularisation de charges car ces deux documents (décompte de charges / taxe foncière) ne sont pas édités au même moment.

Votre gestionnaire reste à votre entière disposition pour vous conseiller, en discuter et recevoir les éléments nécessaires pour réaliser la régularisation des charges, si cela n’a pas d’ores et déjà été réalisé. 

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